¿Cuándo debemos contratar una empresa de servicios informáticos?

Hoy en día, el uso de ordenadores  es prácticamente cosa del día a día en todo tipo de negocios.  Contratar una empresa de servicios informáticos te evitará muchos dolores de cabeza ya que no tendrás que ocuparte de elegir cuáles son los equipos necesarios, el software mas adecuado o de porqué los del Departamento Contable no tienen acceso a los datos de ventas.

• Ventajas al contratar una empresa de servicios informáticos
• Consejos al elegir la empresa de servicios informáticos

Ventajas al contratar una empresa de servicios informáticos

La gran mayoría de negocios se podrían considerar pequeñas o medianas empresas sin posibilidad o necesidad de contratar un informático o de tener un departamento de informática.  En  estos casos, cada vez que la empresa requiere  servicios informáticos debe contratar de forma externa, incluso aquellas empresas que tienen un informático de plantilla o que tienen un departamento de informática establecido, en ocasiones, contratan a otras empresas expertas en ciertos servicios informáticos como la instalación de redes,  el desarrollo de software para su gestión interna o externa, etc.

Contratar una empresa de servicios informáticos puede ser ventajoso por las siguientes razones:

1. Contratar a una empresa de servicios informáticos te evitará tener que cubrir los costos relacionados con el proceso de selección de personal especializado cuando en ocasiones solo lo vas a necesitar por un espacio corto de tiempo.   Este ahorro de costes puede ser realmente importante.
2. Si tu empresa no requiere un informático o varios en todo momento, tener personal de planta puede ser mucho más caro, es importante valorar el coste de este personal versus el coste de la contratación de la empresa.
3. Aunque tengas un informático en tu empresa, esa persona no tiene el tiempo ni es posible que pueda conocer de todos los temas que requieras.  Por ejemplo, desarrollar cierto software puede llevar meses, incluso años, no sería rentable ni lógico que tu empleado se dedique solo a esto porque le impediría cumplir con otras labores como poder mantener los equipos funcionando. En estos casos, es mejor contratar una empresa de servicios informáticos que se especialice en lo que necesitas.
4. Existen gran cantidad de especialidades en la informática: análisis de las necesidades de hardware, redes, software, capacitación de los usuarios, etc.    Si eliges adecuadamente la empresa de servicios informáticos, estarás aprovechando las economías de escala y teniendo acceso a todo ese conocimiento especializado.

Consejos al elegir la empresa de servicios informáticos

Es importante conocer tus necesidades antes de buscar una empresa que te ofrezca los servicios, si no tienes claro qué es lo que requieres, podrías terminar contratando servicios innecesarios o no apropiados, aunque parte de la labor de un buen asesor informático es evaluar tus necesidades para ofrecerte el producto o servicio que necesita tu empresa.

Ahora bien, debes concertar con la empresa contratada un tiempo de respuesta estimado, ya que es importante que actúen rápidamente ante cualquier problema que pueda surgir para que la operación de tu negocio no se vea afectado, o si se afecta se solucione lo más rápidamente posible.

Busca empresas que  en la medida de lo posible tengan experiencia trabajando con empresas de tu sector.  No es lo mismo el software que se utiliza en una gestoría que el que se requiere para manejar una tienda online o en un banco, ni tampoco requiere el mismo tipo de equipo una empresa de 1.000 empleados que una que solo utiliza el ordenador para mandar emails.

Al acordar los servicios informáticos contratados no olvides incluir aquellos servicios de mantenimiento preventivo. Esto es, no esperemos a que el ordenador deje de funcionar, cada cierto tiempo realiza un mantenimiento y si es necesaria una renovación de los equipos informáticos de tu empresa.  ¿Qué esto significa dinero?  Puedes estar seguro que más dinero perderás si los equipos funcionan lentamente o si cada dos días hay que estar llamando al técnico para que los arregle.

Además de los equipos, el software, la capacitación de personal, también es importante utilizar las bondades de la informática para preservar los datos de nuestra empresa, realizar respaldos periódicos de tu contabilidad, CRM, etc. es otro de los servicios que no debe faltar al contratar una buena empresa de servicios informáticos.