¡Llegó la hora de controlar las horas de trabajo!

¿Te ha pillado desprevenido la nueva ley?  ¡Cuidado! No solo puedes ser multado si la Inspección de Trabajo visita tu negocio sino también tus empleados podrían presentar una reclamación si tu empresa aún no ha instalado un sistema de control de asistencia o de fichaje .

• ¿En qué afecta a tu empresa esta nueva regulación?
• Tipos de sistemas control de asistencia o tiempo laborado

¿En qué afecta a tu empresa esta nueva regulación?

Muchas empresas se preguntan si ahora es obligación o no colocar dispositivos para el control de horario o control de asistencia.  A partir de mayo del 2019,  entra en vigencia la reforma laboral que obliga al registro obligado por parte de los empleados de cualquier empresa de las horas de entrada y salida con el fin de controlar su jornada real de trabajo.

La norma en sí misma obliga a que se registre la hora de inicio y finalización de la jornada de todos los trabajadores además de ser también obligatorio mantener dichos registros durante cuatro años, durante los cuáles deberán ser accesibles a los empleados, a la Inspección Laboral y por supuesto a los representantes legales de los trabajadores.

Si bien no es obligatorio invertir en un dispositivo de control de entradas y salidas para tus empleados ya el registro pueda llevarse manualmente, siendo honestos, llevar este control manualmente no es lo más eficiente mucho menos si la empresa tiene varios empleados y debe controlar no solo las horas sino también otras tareas como controla horarios de comida, bajas por enfermedad, vacaciones, etc.

Tipos de sistemas control de asistencia o tiempo laborado

Si estás pensando en invertir en un reloj para fichar, lo primero que tienes que tener claro  que en el mercado hay desde equipos muy sencillos que simplemente estampan la hora en una tarjeta y que luego deben ser procesadas manualmente, hasta sistemas de fichaje modernos que están enlazados a una base de datos.

Elige de acuerdo a tus necesidades. Lo primero es elegir entre un sistema de fichar mecánico o electrónico.

Los primeros son aquellos que simplemente estampan una hora y fecha en una tarjeta de cartón que luego se debe procesar manualmente.  Son los sistemas más económicos, no requieren de un ordenador pero implican un coste administrativo en el procesamiento manual así como los suministros para su operación:  tarjetas y tinta. Otra desventaja es el riesgo de cometer errores al calcular las horas manualmente.

Por otro lado, los terminales de control horario o sistemas de fichaje electrónico son más completos.  Todos los datos se almacen en el equipo que cada cierto tiempo se transfiere a un ordenador. Se pueden usar tarjetas tipo carné (RFID)  o bien usarse el reconocimiento facial o dactilar (biométricos).  Administrativamente es más fácil de calcular el tiempo trabajado, menos probabilidad de errores y un control de ausencias y retrasos más eficiente.

Algunos sistemas electrónicos también permiten controlar el acceso de los empleados a según que zona de la empresa.  Esto puede ser realmente necesario según la empresa que tengas.

Por supuestos que existen muchos proveedores de sistemas de control de presencia o de fichaje, lo importante es tener claras tus necesidades para poder elegir el equipo que más se ajuste a tus necesidades en cuanto a número de empleados,  características requeridas y por supuesto presupuesto disponible.

El precio de los sistemas electrónicos ha disminuido considerablemente y este es el momento para adquirir este sistema que si bien a corto plazo implica una inversión, a largo plazo  será más que eficiente en la recuperación de su coste ya que podrás emplear tiempo en otras actividades y no en procesar los registros de tiempo uno  a uno, a la vez que habrá menos errores, los cuales también pueden conllevar pérdidas de dinero o trabajadores descontentos.